Bli frilansare – Att få betalt och struktur i ens arbete

Ända sedan jag startade min egna firma som frilansande webbutvecklare/webbdesigner för snart sju år sedan så har folk med jämna mellanrum hört av sig för att få tips om hur de också kan komma igång.

Så jag tänkte helt enkelt skriva ett par-tre artiklar om saken som jag kan peka dem till i framtiden.

Det behövs kanske inte sägas egentligen, men detta är mina egna erfarenheter och lärdomar. Varje utvecklares och frilansares situation är unik så detta kanske inte alls är tillämpningsbart för just dig, men förhoppningsvis har jag kanske ändå något vettigt att dela med mig av.

Detta är del två i en serien. Del ett hittar du här.

Att ta betalt

Det kanske viktigaste för en företagare – om man vill bli långlivad sådan i alla fall – är att faktiskt ta betalt för sina produkter och tjänster.

I Sverige så jobbar frilansare främst efter två olika modeller:

• Timfakturering – du fakturerar helt enkelt löpande för den tiden du lägger ner på ett visst jobb eller projekt.
• Projektfakturering – du och kunden kommer i förväg överens om ett skäligt pris för levererad produkt eller tjänst. Kanske något vanligare om du har en eller samma vara eller tjänst som man säljer flera gånger.

Därefter brukar man rimligtvis komma överens om när och hur fakturering ska ske, t.ex. om någon typ av förskott eller liknande ska förekomma.

De första åren fakturerade jag genom mina egna mallar gjorda i Numbers, men har nu övergått till Billogram (de erbjuder ett stabilt API!) Finns säkert andra och kanske t.o.m. bättre alternativ, men har fungerat bra för mig – de flesta bokföringsystemen har även de ofta alternativ för att skicka fakturor.

Läs mer om fakturor och vad de ska innehålla på verksamt.se.

Foto: Amy Hirschi via Unsplash.

Granska den potentiella kunden – skriv kontrakt

I 99% av fallen så kommer du jobba med duktiga, kompetenta och drivande företag och personer. Men du kommer för eller senare att stöta på någon som inte håller vad den lovar eller t.o.m. rent av försöker lura dig. Trist, men sant.

När du kollar av om ett nytt projekt och kund bör du göra lite research, detta är min egna enkla checklista:

• Se efter att det är ett faktiskt företag eller firma du pratar med, be om ett organisationsnummer och sök dem på t.ex. allabolag.se eller ratsit och se efter så att de har t.ex. F-skatt.
• Googla företaget för att ta reda på vad det har för rykte och att inga varningssignaler dyker upp.
• Se verkligen till att det är rätt person du talar med, be om ett telefonnummer och/eller se till att e-postadressen är utfärdat av företaget i fråga.

Ser allt bra ut och ni kommer överens, skriv alltid ett avtal. Det behöver inte vara svårt, men det bör som minimum innehålla:

• Vad du som uppdragstagare har åtagit dig för typ av arbete
• Deadline (inklusive datum för t.ex. delleveranser)
• Vilken ersättning som ska utgå
• Vad som ska ske vid en tvist
• Vilka parter som har ingått i avtalet

Större uppdrag där man utsätter sig för en större risk bör givetvis vara mer detaljerade och ska innehålla så mycket information kring uppdraget som möjligt.

Kontrakt kan skickas via snigelpost när det behövs, annars rekommenderar jag Scrive om du jobbar för ett papperslöst kontor.

Jag själv skriver aldrig ett avtal numera utan någon typ av kravspecifikation både för min egna och kundens säkerhet så att alla parter får det de är ute efter – men förstår samtidigt att beroende på vad man jobbar med så kanske det inte alltid behövs.

Struktur

Medan att vara sin "egen" innebär en otroligt frihet så ställer det ändå stora krav på ordning, reda och struktur.

Redan från dag ett bör man planera upp hur man bör ha koll på allt ifrån bokföringsdokument, kundkorrespondens – och om du jobbar inom t.ex. programmering och/eller grafik – även lagring och backuper.

Tidrapportering och loggar

Oavsett om du fakturerar per projekt, per timme eller t.o.m. går in under en projektanställning kan det vara en bra idé att föra en jobblogg med vad du har jobbat med, när du har genomfört arbetet samt åtgången tid.

Om du som jag oftast fakturerar per arbetad timme kan dessa även vara en god idé att bifoga med fakturorna vilket underlättar för kunden att få en bara överblick över vad man har jobbat med och kan snabbt se om nedlagt arbete motsvarar de faktiska förväntningarna och kostaden.

Kan verkligen rekommendera att man fyller i jobbloggen flera gånger om dagen – direkt när man har gjort arbetet eller när man t.ex. går på lunch. Det är väldigt svårt att flera dagar eller veckor efteråt fylla i rätt tider.

Att av misstag skicka felaktiga tider eller till fel kund kan vara ett av de största misstagen man kan göra.

Kvitton och bokföring

Förbered kvitton och underlag för bokföring så snart du har dem. Likt tidrapporteringen kan det vara väldigt svårt att pussla ihop allt när det väl är dags att bokföra.

Mitt tips är helt enkelt att spara ner alla kvitton och andra underlag och döpa dem efter datumet betalningen skedde (om du använder kontantmetoden, annars när faktureringen skedde.)

Lagring av viktiga dokument

Bör inte vara så svårt, om du gillar Googles Produkter och t.ex. Google Docs – kör på Google Drive. Jag som sparar flera olika typer av dokument och som främst använder Apples produkter förlitar mig till iCloud och Dropboxför att lagra allt ifrån kvitton, kunddokument (så som kravspecifikationer), tidrapporter, kopior på deklarationer m.m.

Det är en fördel att använda en tjänst där du snabbt kan dela dokument med kunder och leverantörer.

Säkerhet för din data och dokument

Backup, backup, backup!

Om det finns något som är värre än att felfakturera en kund så är det förmodligen att bli av med kundens arbete.

Kör dubbla backuper där åtminstone en ska vara off-site (alltså utanför kontoret), välj själv om du vill köra en molnlösning eller vill flytta fysiska diskar.

Jag kör på en NAS (en Synology DiskStation DS216 – rekommenderas!) som jag kör Time Machine på för att snabbt ha möjlighet återställa data, sedan en egen lösning i Amazon S3 kombinerat med Dropbox för kritisk data och dokument, samt GitHub för källkod och övriga systeminställningar.

För ett mer automatiskt flöde för off site-backuper rekommenderar jag t.ex. Backblaze.

Har du några tankar eller åsikter om det här inlägget? Några särskilda frågor eller funderingar? Kontakta gärna mig.